Die Bundesversammlung möge beschließen, dass drei Monate nach der Versammlung folgendes in Kraft tritt:
Der Punkt 11 der Abrechnungsordnung für den Bund der Pfadfinderinnen und Pfadfinder wird wie folgt umgeschrieben:
- Verfahrenshinweise
Für Kategorie a bis c:
(1)Grundsätzlich soll zum Quartalsende abgerechnet werden. Die Auflistung inkl. der Belege muss bis zum Ende des Folgemonats eines Quartals eingegangen sein. Für später eingereichte Belege besteht kein Erstattungsanspruch.
Für alle Kategorien:
(2)Abrechnungsformulare stehen als Datei öffentlich auf der Bundeshomepage zur Verfügung.
(3) Abrechnungen von Veranstaltungen müssen bis zum Ende des Kalenderjahres im Bundesamt vorliegen. Die Abrechnungen sind digital per Email zu stellen.
(4) In Ausnahmefällen ist nach einer Rücksprache mit Bundesamt eine Einreichung per Post möglich. Diese Abrechnungen sind dann nachträglich vom Bundesamt zu digitalisieren.
(5) In Ausnahmefällen und nach vorheriger Ankündigung bei der Geschäftsführung kann diese Frist bis zum 31.01. des Folgejahres verlängert werden. Nach Ablauf der Frist erfolgt keine Auszahlung.
(6) Reisekosten werden in der Regel direkt auf oder nach der Veranstaltung abgerechnet. In Einzelfällen bzw. bei kleineren Fahrten können sie auch der Quartalsabrechnung beigefügt werden.
(7) In der Regel müssen alle Belege einer Veranstaltung digital gesammelt im Bundesamt vorgelegt werden.
(8)Falls die Belege nur in Papierform vorliegen, müssen diese durch abfotografieren oder einscannen digitalisiert werden. In Ausnahmefällen können nach Rücksprache mit Bundesamt zusammen mit einer Abrechnung in Papierform auch Belege in Papierform eingereicht werden. Diese sind dann nachträglich vom Bundesamt zu digitalisieren.
(9)Alle Belege müssen wenigstens folgende Informationen beinhalten:
x Datum und Ort
x Anlass
x Leistung, Gegenstand
x Bestätigung der sachlichen Richtigkeit des/der Zuständigen
Antragsteller: Landesschatzmeister des BdP Landesverband Sachsen e.V.
Begründung:
Es gibt bisher keine Stelle, die darauf hinweisen würde, dass ab dort die Hinweise für alle Kategorien gelten. Man könnte zwar vermuten, dass nur der erste Absatz für Kategorie a bis c gilt, aber klar festgelegt ist es nicht. Dies wird durch den Antrag geändert.
Unsere Abrechnungsformulare sind keine Geheimdokumente, die nur ausgewählten Menschen zu bestimmter Zeit oder nach einer besonderen Anfrage zur Verfügung stehen sollten. Sie sollten bequem zugänglich auf der Bundeshomepage stehen. So werden für uns selbst unnötige arbeitsbehindernde Hürden abgebaut. Falls andere Verbände unsere Abrechnungsformulare so toll finden sollten, dass sie diese als Grundlage/Orientierungshilfe für eigene Formulare nutzen wollen, sollten wir ihnen nicht extra Steine in Weg legen.
Ich möchte mit den Antrag unnötige Post vermeiden. Dazu gibt es gute Gründe:
*Schnellere Zustellung
*Umweltfreundlichere Zustellung
*Eindeutiger Zeitstempel
*Zeitnahe Fehlermeldung bei nicht möglicher Zustellung
*Bedingt durch schnellere Zustellung schnellere Erstattung möglich
*Bundeamt kann bei großer Abrechnungsanzahl leichter Übersicht bewahren
*Bessere Archivierungsmöglichkeiten
*Deutliche Kostenvorteile
*Weniger Aufwand für alle Antragsteller – mehr Zeit für sinnvolle Pfadfinderarbeit
*Weniger Aufwand für Bundeamt – Ermöglichung höherer Servicequalität
*Vorliegen digitaler Datensätze, die in Zukunft eventuell verwendet werden können.
Ich bin der Meinung, dass die Digitalisation in den nächsten Jahres stark voranschreiten wird. Um wettbwerbsfähig zu bleiben, aber auch um einen effektiven Vorteil gegenüber anderen Pfadfinderbünden zu erlangen, sollten wir die Vorteile der Digitalisierung bewusst wahrnehmen. Außerdem geht es den vorhin aufgezählten Gründen hervor, dass vieles besser wird.
Für Menschen, die unbedingt Post nutzen wollen, soll dies weiterhin möglich sein. Dies wird durch Ausnahmeregelung möglich sein.
Der Satz „In der Regel sollten alle Belege“ wird durch „In der Regel müssen alle Belege“ ersetzt werden. Mit „sollten“ wird eine Empfehlung ausgesprochen, mit „müssen“ eine Pflicht
Über Kritik und Verbesserungsvorschläge freue ich mich sehr.
Gut Pfad
Edmunds