Neue Mitgliederverwaltung

Liebe Freunde,

bereits im vergangenen Jahr haben wir auf der Bundesversammlung intensiv über das Thema Mitgliederverwaltung diskutiert. Als Folge wurde der Bundesvorstand beauftragt, den Ist-Stand zu analysieren und mögliche Lösungen aufzuzeigen. Das Resultat ist folgender Antrag zu diesjährigen Bundesversammlung:


Die Bundesversammlung möge beschließen

Die bestehende Mitgliederverwaltung des BdP wird bis spätestens zur Bundesversammlung 2016 durch eine moderne Software ersetzt.

Bundesvorstand und Landesvorstände stimmen gemeinsam die Anforderungen an die Software ab. Die neue Software soll Zugriff auf und Pflege von Mitgliedsdaten auch durch die verantwortlichen Personen der Stämme ermöglichen.

Die notwendigen Finanzmittel werden im Wirtschaftsplan des BdP durch seine Gremien eingeplant. Der Bundesvorstand oder von ihm beauftragte Personen leiten das Projekt. In regelmäßigen Abständen sind die Landesvorstände über den Fortschritt zu informieren. Zu den Bundesversammlungen 2015 und 2016 erfolgt jeweils ein ausführlicher Projektbericht.

Begründung

Die 40. BdP Bundesversammlung hat 2013 entschieden, dass innerhalb eines Jahres ein Konzept zur Überarbeitung der bestehenden Software zur Mitgliederverwaltung entwickelt werden soll. Das Arbeitsergebnis liegt in Form des Dokuments „Handlungsempfehlungen zu Weiterentwicklung der Mitgliederverwaltung“ vor und wurde den Landesvorständen auf dem Bund-Land-Treffen im Februar 2014 vorgestellt.

Die Software zur Mitgliederverwaltung im BdP entspricht nicht mehr den heutigen Standards hinsichtlich Datenschutz und -sicherheit. Aktuelle Betriebssysteme und Techniken (z.B. 64-Bit-Architektur) werden nicht oder nur nach individuellen Anpassungen unterstützt. Die vorliegende Software weist aus heutiger Sicht erhebliche konzeptionelle Schwächen und diverse Implementierungsfehler („Bugs“) auf. Durch mangelnde Anpassbarkeit können Beschlüsse der Bundesversammlung (z.B. Ermöglichung von Doppelmitgliedschaften und Änderungen an der Beitragsstrukur) nicht oder nur mit hohem Aufwand umgesetzt werden. Die Weiterentwicklung der bestehenden Software ist wirtschaftlich nicht sinnvoll, da diese bereits im Kern auf veraltete Technologien (z.B. FoxPro Datenbank) basiert.

Nach Abwägung von möglichen Handlungsoptionen wird empfohlen, die bisherige Software des BdP durch den Einkauf einer auf dem freien Markt erhältlichen Standardsoftware zu ersetzen. Die Kosten belaufen sich brutto voraussichtlich auf etwa einmalig 55.000,- EUR und jährlich ca. 5.000,- EUR.

Im Antrag wird auf das Dokument “Handlungsempfehlungen” verwiesen. Wir sind gerade dabei dies noch fertigzustellen. Da in diesem Dokument auch konkrete Anbieter von entsprechender Software detailliert analysiert werden, werden wir dies leider nicht ins Internet stellen können. Guschtl und ich werden es aber gerne mailen!

Beste Grüße
Philipp

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Ich finde diese Empfehlung sehr Spannend und Empfehlenswert, ich begrüße das es eine Datenbank geben soll in der von allen Ebenen gearbeitwerden kann (Eine Datenbank für alle anstatt Hunderter Tabellen und Listen. Eine solche Datenbank wird bestimmt Aktueller sein und im Betrieb mit Sicherheit mehr an Effizienz bieten als sie es jetzt tut.

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Ich kann diesen Antrag sehr unterstützen!
Der BdP ist gut aufgestellt, als dass wir jedes Mitglied namentlich führen und in einer zentralen Datenbank erfassen. Das machen nicht alle Vereine.
Allerdings ist die Software, wie im Antrag kurz beschrieben, veraltet und alles andere als nutzerfreundlich. Nur wenn die Stämme die gleiche Software für ihre Stammesmitgliederverwaltung nutzen können, werden die Daten aktuell und vollständig sein. Dann können Serienbriefe (z.B. für Stammesvollversammlungen) direkt erstellt werden oder Einladungen für Funktionsträger (z.B. Emails an den kompletten Stammesrat) automatisch verschickt werden. Das gleiche gilt natürlich auch für die Landes- und Bundesebene. Wenn Funktionsträger auf allen Ebenen des Bundes die Mitgliederverwaltung nutzen können, dann ist eine Investition in dieser Größenordnung auch schnell wieder reingeholt durch effizientere Kommunikationsstrukturen.

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Ohne dass ich jetzt die genauen Anforderungen an eine Software zur Mitgliederverwaltung kenne und auch nicht weiß, ob es entsprechende Lösungen gibt: was spricht denn gegen den Einsatz von Open Source? Zumindest die hohen Anschaffungskosten könnte man sich dann sparen und das Geld in “bessere” (evtl. dann auch notwendige) Wartung der Software stecken.

Hallo Konsti, 
die einzige mir bekannte OpenSource-Lösung in diesem Bereich ist JVerein. Hier fehlen aber essentielle Funktionen - allen voran die Tatsache, dass die Software unsere Gliederungsstruktur (Bund-Land-Stamm), den Beitragsberechnungsprozessen zwischen diesen Ebenen und die Begrenzung der Zugriffsrechte entsprechend der Ebenen nicht abbilden kann. Des Weiteren ist für uns die Verwaltung von Tätigkeiten (Funktionsträgern) mit entsprechenden Attributen von essentieller Bedeutung, auch das ist in JVerein nicht sinnvoll umsetzbar.

Uns sind auf dem deutschsprachigen Markt nur zwei kommerzielle Lösungen bekannt, die unsere Kern-Anforderungen erfüllen. Diese evaluieren wir derzeit noch und werden auf der BV darüber berichten.

Sollten dir OpenSource-Anwendungen bekannt sein, nehmen wir diese natürlich gerne noch in unsere Überlegungen mit auf!

Viele Grüße,Guschtl

Ein eingeschränktes Angebot ist natürlich ein guter Grund andere Lösungen zu bevorzugen :wink:
Aber könnte man nicht, wenn man zu einem so hohen Ressource-Einsatz bereit ist, JVerein z.B. so umschreiben lassen, dass es unseren Anforderungen gerecht wird? Dann könnte die Software, so wie Friedemann vorgeschlagen, auch ohne Lizenzierungs-Probleme etc. von den Stämmen, LVs und anderen Vereinen mit ähnlicher Struktur genutzt werden.

Hallo Konsti,

so etwas wäre natürlich vorstellbar. Allerdings muss man dabei bedenken, dass einige unserer Anforderungen so komplex sind, dass sie von vorne herein in der Software-Architektur berücksichtigt werden müssen. Im konkreten Fall käme eine „Anpassung“ auf unsere Bedürfnisse einer Neuentwicklung gleich, es könnten kaum Module übernommen werden. Das Problem dabei ist, dass die Kosten für eine vollständige Neuentwicklung weit außerhalb unseres Budgets liegen und mit zusätzlichen Risiken behaftet sind.

Da erscheint es zielführender, eine Software zu kaufen, welche auf möglichst viel Open Source Software aufsetzt. Eine der von uns untersuchten Produkte basiert zum Beispiel mit ExtJs, JBoss und MariaDB auf OpenSource-Technologien. Darüber hinaus bieten die Produkte auch durch ein Rechtemanagement kontrollierte Schnittstellen an, sodass weitere OpenSource-Lösungen (wie z.B. Auswertungen mit JasperReports) angedockt werden können.

Weil du den Beitrag von Friedemann ansprichst: Die Stämme und Landesverbände werden natürlich Zugriff auf die neue Mitgliederverwaltung haben! Sie brauchen hierfür keine Lizenzen zu erwerben sondern haben über eine Browser-Anwendung Zugriff auf die Daten ihrer jeweiligen Gliederungsebene. Die zentrale Datenbank ist Kern des neuen Konzeptes, d.h. der ganze BdP wird auf allen Ebenen mit der selben Software auf den selben Daten arbeiten – deswegen ist ein ausgeklügeltes Rechte-Management auch so wichtig.

Viele Grüße und Gut Pfad,Guschtl

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Hallo Konsti,
Danke für deine konstruktive Rückmeldung zu diesem Thema! Du hast natürlich vollkommen Recht: Die Anschaffung solch einer Software ist mit hohen Kosten verbunden. Geld, dass wir viel lieber für andere “sinvollere” Dinge einesetzt würden.

Wie Guschtl schon kurz angerissen hat, haben wir uns auch OpenSource Software angesehen, die kostenlos im Internet verfügbar ist. Ein Beispiel hierfür ist auch die Anwendung http://civicrm.org/ die von der Piratenpartei eingesetzt wird bzw. wurde. Aber auch dort scheitert man an dem Problem, dass diese Lösungen nicht für Organisationen mit komplexen Strukturen (Aufteilung Bund, Land, Stamm) vorgesehen sind. Aus unserem Aufbau resultieren so komplizierte Dinge wie z.B. dass alle Länder den selben Bundesbeitrag zahlen, die Länder aber einen Aufschlag erheben und der Stamm dann ggf. nochmal einen individuellen Aufschlag je Mitglied erhebt. Leider scheitern bisher fast jede Software allein schon an dieser Grundanforderung.

Herzlichst Gut Pfad
Philipp

Hallo ihr,

ich freue mich, dass es endlich eine MV geben soll, die auch auf Stammesebene genutzt werden kann! Das spar viel Arbeit, wenn nicht alles doppelt gepflegt werden muss!

Ich kenne den Anforderungskatalog nicht, möchte euch aber dringend ans Herz legen, eine Abbuchfunktion für die Stammesebene einzubauen, damit Mitgliedsbeiträge automatisch eingezogen werden können. Ansonsten müssen Stämme, die ihre Mitgliedsbeiträge einziehen wieder extra Programme pflegen.

Liebe Grüße
Silvie

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Hallo Silvie,

danke für diese Rückmeldung - wir waren uns bislang unsicher, ob und in welchem Umfang die Stämme Bedarf an einem automatisierten Lastschrift-Einzug haben.

Die Unterstützung von SEPA-Lastschriften ist in unserem Anforderungskatalog enthalten, allerdings derzeit nicht mit erster Priorität. Dennoch eine gute Nachricht dazu: Die Software, die wir derzeit favorisieren, unterstützt sowohl in der Abrechnung Land->Stamm als auch in der Abrechnung Stamm->Mitglied die Verwaltung von SEPA-Mandaten und die Erzeugung von entsprechenden Lastschrift-Dateien.

Viele Grüße,
Guschtl

Hallo, ich kann mich Silvie nur anschließen. Es wäre super, wenn die SEPA-Lastschriften unterstützt werden. Macht es doch einfacher.

Also ich kann es auch nur begrüßen, dass die MV in einer zentralen Datenbank gepflegt wird, auf die alle Ebenen Zugriff haben werden. Dass das mit Kosten verbunden ist, ist natürlich logisch. Als Gegenleistung erhalten wir dafür dann aber hoffentlich ein deutlich einfacheres System. Momentan ist es z.B. bei uns so, dass ich eine eigene (recht umfassende) Datenbank für den Stamm pflege und jährlich alle Änderung dort nochmal weitergeben muss, damit unser LV-Mitgliederverwalter die BdP-MV entsprechend nochmal pflegen kann. Das ist ja eigentlich doppelte Arbeit und zudem ein sehr schwerfälliges Verfahren. Und das nur für “Verwaltungs-Kram”.

Meine Wünsche an eine große gemeinsame MV:
An oberster Stelle steht für mich eigentlich, dass man auf die Datenbank zum Beispiel über Word für Serienbriefe Zugriff hat.
Gut wäre auch, wenn nicht nur der Stamm die untererste Ebene ist, sondern man als Stammes-MV die Mitglieder auch den Sippen, Meuten, Runden, etc. zuordnen kann.
Auch sinnvoll, aber vermutlich auch logisch: Dass das Alter autmatisch errechnet wird, um damit zum Beispiel entsprechende Listen zu erstellen oder um filtern zu können.
Super wäre auch, wenn man als Stamm eigene Kategorien einbauen könnte, falls das technisch möglich ist. Zum Beispiel um zu pflegen, wer in welchem eMail-Verteiler gelistet ist und sich das dann ausgeben zu lassen. Aber keine AHnung, ob sowas amchbar ist.
Toll wäre auch, wenn man auf Grundlage dieser Datenbank Teilnehmerlisten für Aktionen basteln könnte. Indem man z.B. einfach eine Aktion anlegt und dann einfach auswählen kann, welche Mitglieder sich dafür angemeldet haben.
Und dann noch die Frage, wie das nach dem Austritt von Mitgliedern gehandhabt wird: Werden die Daten dann komplett gelöscht? Oder besteht die Möglichkeit, auch auf Daten ehemaliger Mitglieder Zugriff zu behalten. Gibt ja z.B. Menschen, die zwar austreten, aber weiterhin informiert bleiben wollen.

Soweit mal meine Ideen…

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